修撰族谱必须有一合适的机构，1116年（北宋政和6年），明州史氏家族在撰修家谱时规定：每次修谱需由一人领衔主编，同时几人共同负责整理，最后一起具名“均载卷首”。修谱的顺序是：以旧本为基础，分为图和录两个部分，“先谱图以序世系，后谱录以详履历”。采取“缺者则补之，讹者则正之”的原则。[2]为了准确核对与录入新资料，修谱前期采取“三房各举一人”“按户采访”的做法，所载内容“视本家所报之详略为准”。对于外出或迁居者无法采访时则以其所报内容记载，未经报局者则书写“俟查”二字，以便识别。家谱本该将全族男丁统一排行，考虑到各家所报内容详略不全，难于稽查，最后决定只详尽核对情况，不以排行来排队。
明州史氏家谱修撰时并无严格的组织保障，只是在族中热心且有能力的人士中议论、谋划，请德高望重的专人负责总编，临时请人专职校阅、誊录、收发、供应，并请名人写序。事先有人负责对于条规、凡例的制定。如现存的《古藤史氏宗谱》凡例，或《四明史氏谱序》和《四明续修宗谱序》都有参考价值，其中说明原则、内容、格式规定，谱中需记载名、字、号，职衔，配氏、子女、茔墓、卓行、宦职、文学。但是女子是不入谱的，除非是特别有德行可以称道者。一般都是以原来的族谱为依据，作为写新谱的参考，后续部分需重新在族内进行调查，然后补上。当新家谱完成写作后，经核对无误，就请人刻印。考虑到当时的印刷条件和印量，明州史氏家谱不少是以木刻本为主要形式，民国以后开始用铅印。由于各家住所比较分散，因此出现多种版本，这一做法正好反映了史氏家族的特点。明州史氏家谱一般没有什么发布仪式，完成后发给相关人士即成。家族通过修谱可以避免宗族散亡，也可加强思想控制，从一定程度上也能维护社会安定，同时，它又是研究家族历史和社会历史的有用资料。
修谱所需经费由丁灶和田捐中开销，也可接受各房捐赠，对于有特殊需要修改的家庭则需另外交费。
《四明宗谱》的修订：
明州宗谱并不是一次完成的，而是经过多次修订而成。若按年代顺序排列，现存明州史氏家族最早族谱要算1116年三十四世孙、越州萧山县令三友所写的《宋政和年〈庆传录〉序》及《宋政和年原谱凡例》（《庆传录》凡例）。它从史姓的来历、史氏的祖先、史氏由“始于鲁之济北”而迁移至溧阳，由原来西汉时的“戚里之成”发展到唐朝的“藩将之雄”，代代相传，以至流芳千古，直至如今。为此，他们“博采遗迹，编以成集”，“以为传家之宝”，让子孙后代“更相授受”，珍重收藏。
1128年，南宋建炎年间又有重修，时任工部侍郎杨时中参与《宋建炎年宗谱》的修撰，他在自己撰写的《宋建炎年宗谱原序》中说：“上溯受姓之始，下建继世之宗，明昭穆以尚祖也。”记录了史氏始祖始于周代，以功受封，以勋受爵，以官为姓，以儒学为家学，世代相承，以及历代受宠的详情。“忘之者谓之弃，慢之者谓之亵。无将之戒，莫大于不忠，五刑之属，莫大于不孝。为人臣当鞠躬尽瘁，为人后所当慎终追远，而不可一毫或忽者也。”由于两宋年间明州地区知识分子人数的增多，士大夫力量迅速崛起，形成了很多士大夫家族，同时，经济重心南移促进商品经济的发展，更促成大肆修谱活动。尤其是受国家权力、战乱、移民和土地开发的影响较大，乡里宗族聚居，关系密切，便于形成宗族聚落。由于南宋主政偏于南方，所以江南地区的人们更加重视修谱，以血缘相联系的血缘谱系最为发达。由此，杨时中感慨地说“今阅史氏谱牒，上溯受姓之始，下逮继世之宗，明昭穆以尚祖也，系所生以尚本也，序长幼以尚齿也，列像赞以尚思也。非大忠大孝而能之乎”。
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