如果要使用资料辅助说明，那资料内容就必须全部总结到一张A4纸的范围内。
有些人在进行讲解或开会时，会一口气给听众分发厚达数十页纸的资料。其实，除特殊场合外，只需参照一张A4纸去进行说明讲解就足够了。
大多数情况下，听众根本没有时间当场读完太厚的资料，也不会有人愿意认真阅读一沓找不到重点的资料。况且，如果听众都在埋头苦读资料，那你讲解重点内容时就没人在意了。
为避免这种情况出现，讲解人自己手中的，以及分发给听众的资料，都应该是同样内容的一张A4纸。避免资料冗余，才能将自己要表达的意思更好地传递给对方。
这张纸上当然要有文字，还应适当加入图片和表格。一张A4纸的空间是有限的，所以要选择最合适的信息。这就需要我们具备一定的架构能力。我将其称为“一张A4纸的架构能力”。
我在大学课堂上，经常会让学生做提高说明力的练习，比如介绍一本书的内容，或解释“文艺复兴”“本能寺之变”等历史词汇。我要求他们必须把要说明的内容总结在一张A4纸上，然后以四人一组的形式在组内进行每人一分钟的发言。经过这样的训练，所有学生用一张A4纸进行总结的能力都得到了大幅增强。
根据场合选择必要的信息，排列优先顺序，最后总结在一张A4纸中，这种架构能力本身就是说明力的体现。说得极端些，如果能将所有内容完美总结到一张A4纸里，那只需将这张纸拿给听众看一遍，其实就和做过说明没区别了。
这张纸称得上是一张说明蓝图，凭借它，我们就能让说明更好懂。
回到前面讲的开会问题。明明很多会议内容都可以总结在一张纸上，可总有人分发几十页纸的会议资料，让参会者搞不清应该从哪儿开始读。这或许是因为负责讲解的人自己都不知道哪些是必须说明的要点，也没有好好打磨内容结构。其实他事前就应该明白，照这个样子去讲解，肯定很难把话说清楚。
发言人真正该做的准备工作，是先将那几十页的完整资料发送到参会者的邮箱里作为参考，而后以这份完整资料为基础，再提炼出一张A4纸的内容。开会时，只将需要讨论的这张A4纸分发给参会者就可以了。现在越来越多的公司都选择了这样的开会方法。
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