大多数情况下，我们很难按计划完成整个说明过程。有时候说到一半，对方就开始插嘴。有时候汇报到一半，上司就突然开始发言。最可怕的是，话还没说完时间就到了。
有的人会说，我有十分钟的时间，足够把事情说清楚了。但是一定要考虑到，你可能会在最开始的一分钟就被打断，再也没有机会继续说下去。
为了尽量避免这些情况造成的损失，应该把最想让对方知道的部分放在最开始说，把比较难懂的内容放在后面。不要按照步骤循序渐进地接近正题，要找准亮点，像直升机那样直奔目的地降落。
让听的人理解并接受你的说明是唯一目标。如果拼命花时间去解释一个很难理解的问题，得到的反馈顶多是“我大概明白了”。那还不如先解释好懂的部分，给听的人一种“我听懂了，原来如此”的成就感，再按节奏去逐渐展开内容，这样做效率才会更高。
在教育领域，有一个叫“最近发展区”的概念，意思是让一个人去学习比他能达到的水平稍难一点的内容，以此提高能力。比如，如果一个人能拿起九十公斤的重物，那就让他去挑战九十一公斤，但不可以直接就去挑战九十五公斤。也就是说，选择一个在自己力所能及的范围边缘的目标，重复那种成就感，一小步一小步地向前进，这才比较合理。
向别人做说明时也是一样，不要想着一口吃个胖子，因为听的人也更愿意反复沉浸在“我懂了！”“我理解了！”的成就感中。
经常在各类电视节目中亮相的著名媒体人池上彰先生，也是循序渐进进行说明的高手。他能让观众由浅入深地逐一学习知识点，体会到成就感，因而获得了极高的人气。
有些人喜欢先啃硬骨头，总是费尽心思地想先把难点内容解释清楚，这是不可取的。难懂的内容就应该放在后面，从易到难地进行讲解才是说明的诀窍。
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