清空收件箱或许是掌控邮箱的一个有效方式，但我本人并不喜欢。清空意味着目标是收件箱里空空****，将全部邮件都回复完成就胜利了。但这个方法的关注点大错特错。你处理的大多数邮件都是别人的需求和要事。如果可以把时间花在自己的要事上，你和你的老板都会更开心。
2.了解邮箱的功能
每天要花这么多时间在邮箱上，邮箱功能自然值得好好探索一番。邮箱功能包括个性化阅读窗格、快速检索邮件、联系人分组等。尝试过各种邮箱后，我选择了Gmail。当然，有时候我们没法为自己挑选邮箱，因为公司有指定的选择。不过，别因此就停下探索的脚步，你还是要把公司指定邮箱的各种功能弄清楚。
3.使用快捷键
这一点适用于所有软件，但对于邮箱来说是重中之重。它可以助你更快速轻松地写邮件、查看收件箱、归档信息、发送及检索邮件。这些指令你几乎时时用得到，因此使用快捷键而不是点击鼠标，能马上为你节省时间。
4.使用快速回复模板
你会发现有时候回复邮件的措辞千篇一律，所以设定模板并重复使用这些回复能为你节省大量时间。比如，可以用你最喜欢的记事本程序来复制、粘贴这些常用语。这样不仅能让你回复得更快，还能更好，因为你可以不断优化常用措辞。
5.未读不等于待办
很多人会习惯于只关注未读邮件，我不建议如此，因为这样很容易忽略待处理的邮件。如果你浏览了一封邮件，但忘记将其标记为未读，就很可能会忘记处理。
那么怎样才能不忘记处理邮件呢？请养成手动归档已处理邮件的习惯，让留在收件箱中的邮件都是待处理的，一目了然。对我来说，将邮件拖入归档文件夹中的那种满足感，简直太棒了。
6.守护收件箱
我对于什么内容可以进入邮箱的收件箱一直都很挑剔。我不需要来自脸书和推特等网站的推送和更新，一定会取消这类邮件订阅。如果你不想取消，也不想让它们弄乱你的收件箱，可以试试邮箱过滤功能，能把来自特定发件人的邮件自动归档。
7.开会时别查看邮件
开会时查看邮件的习惯需要马上改正。试想，你正在跟别人讨论重要的事，对方却分心去查看邮件，这一定会让你非常不悦。
有人觉得查看一下邮件别人也不会注意到，其实最要命的是开会时处理邮件非常消耗时间和精力。因为你的注意力既不能集中在当下讨论的事务上，也没有完全集中在阅读和理解邮件上，回复时也词不达意。
如果你总是不得不在开会时回邮件，那就请审视一下给自己安排的3个邮件处理时间段是否合适。如果你认为参加的是浪费你时间的会，处理一下邮件好像也不赖，那么这样的会你从一开始就不应该参加。
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