我喜欢备用大脑这个概念。谁不想要一个备用的大脑呢？接下来我会一步步和你分享如何把这一想法变成现实。
其实备用大脑包含两部分，一部分是日程表，我们已经具体谈过，另一部分就是待办清单。待办清单的好处在于，哪怕形式再简陋，它也能在大脑之外为你提供一席之地，用来存放大大小小的所有开环。因此在开始之前，先记住这条使用待办清单的黄金准则：别再把事情存在大脑里。
用好待办清单要一步步来，总共6个步骤，每一步都能自动带你通往下一步。最初的几步最简单，也会带来最大效益。
1.选择理想的操作系统
第一步就是为你的待办清单挑选一个好用的操作系统。你需要的是一个能帮助提升专注力、减轻压力的备用大脑，所以使用时越简单越好。常有人问我哪种系统最理想，我认为必须满足以下几个条件：
电子版。纸质版的待办清单就像纸质日程表一样，容易引发混乱。由于任务和重要事项会不断变化，你难免要涂涂改改，电子版会让一切更简单。
可以在手机和电脑上同步，无论在哪儿都可以快速查看。
设置清晰，操作迅速。谁都被缓慢迟滞的系统、给人添堵的软件折磨过，选择时要挑剔点，找到你喜欢用的系统。
下面推荐两款我认为不错的软件。如果你用的是Mac和iPhone，那我推荐Things。这是一款超级流畅的软件，设计巧妙，关注细节。如果你用的是Windows系统的电脑或安卓系统的手机，可以试试Todoist，这是一款清晰直接的软件，适用于全平台。Things是付费软件，但物有所值，也可以免费试用15天。Todoist有免费版，也能满足需求。当然，市面上不断有新的软件出现，请选一款最适合你自己的。
这两年，我发现越来越多的人愿意付费购买软件。我很支持这种做法，因为免费软件和付费软件有天壤之别。你可以把软件想象成制作精良的工具。木匠绝对不会吝于购买工具，因为他们知道工欲善其事，必先利其器。好的软件也是一样，能显著提高你的效率。
2.先做一份基础款的待办清单
无论你挑了哪款软件，最开始都很容易不知所措。你可以创建项目、标签、清单，可以添加地点、附件、颜色和笔记，功能多得眼花缭乱。正因为如此，我们很容易中途放弃。光弄明白这些功能，就已让人心力交瘁。
我建议你尽量从简，从一份基础款的清单开始。先不着急弄懂各类功能，也不需要做太长远的计划。对大多数人来说，从完全不做清单到做一个简易的电子清单，就已经能获得无穷益处。所以我再次重申：从一份基础款清单开始。
很多任务管理软件都有一个叫“收件箱”的标准清单模板。找一下。没找到？那就创建一个。这个清单并非碰巧与邮箱的收件箱同名，它的作用就是接收所有信息，只不过这些信息不是别人发来的，而是来自你自己，是所有你未理清的任务。这个任务收件箱可以收纳所有开环，就是那些大脑一直提醒你要做的事，不仅包含工作事项，也包含家务、休假、爱好、家人等一切方面的事项，没有限制。现在你唯一要做的，就是把脑中能想到的全部任务都写进去。先不用考虑如何描述或安排这些任务，也别担心记重复了。唯一要紧的就是确保完全列举。
举个例子，下面是我记在收件箱中的一些任务：
为周一会议提出新安排
和玛凯拉敲定会面时间
向团队报告iOS软件错误
敲定下周路线图会议相关事宜
买垃圾袋
可以看出，这里有工作事项也有个人事项。有的比较重要、紧迫，有的则不然。目前，把所有的任务从大脑中清空，放到外部系统中，就已大有裨益。
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