出游照片发送出游照片给打印店 （不可行，因为照片实在太多，因此→）
挑选出游照片发送给打印店 （可行，但是要先修图，因此→）
修图（可行，但照片还没有导入电脑，因此→） 导入相机照片
屋顶漏水打电话请维修工（可行，但得先确认找哪位，因此→）
问邻居上次她家请的是哪位维修工
花点时间做好规划，模糊的任务就升级成了切实的行动，你就会知道先做什么、耗时多久，便能更轻松地开启新任务。2500多年前的思想家老子说过“千里之行，始于足下”，说的就是这个道理。将抽象指令化为清晰行动看似劳而无功，却是最高效的方法，能推动计划实现。它带着你迈出第一步，然后前进、再前进。
如果不能马上想到具体行动，我会退而求其次，在待办清单里写上“找出做某件事的第一步行动”。这样我至少记下了一件待跟进事项，可以准确地告诉自己需要做什么。
进入下一步骤之前再提一点：想让任务切实可行，就需要标注日期。但待办清单与日程表不同，写在日程表上的任务必须在规定时间完成，而待办清单上的日期只起引导作用，意思是在该日期前后完成即可。在待办清单上添加日期可以限制你为一天设置的工作量，也让“接下来要做什么”这个问题更容易回答。你不再需要在大清单里比较哪个事项更重要，而是可以根据日期直接开始行动。
步骤2和步骤3暂时是分开的，但稍加练习，两步可并为一步，你会很自然地在做待办清单时直接将任务转化为行动。并且，你最开始越能尝到这么做带来的甜头，之后就越不需要进行步骤2了。
那么，面对待办清单里繁多的任务和行动，如何保持全局观？答案是创建项目，将同一类任务归入同一标题下。
4.将行动分组为项目
现在，你把脑海里漂浮着的任务都移到了待办清单中，并将它们转化为清晰的行动。很棒！你已经属于为数不多的头脑清晰、自在快乐的人了。但随着时间的推移，有一天你会发现待办清单变得杂乱无章。这太正常了。面对堆了十几件任务和行动的清单，是时候考虑创建更加清晰的分组了。接下来，我将向你展示如何将冗长无序的任务分组成可操作的项目。
先讲一个最简单的项目分组——“某天项目”。在步骤2中，你已将大大小小各类任务都放进了待办清单。但是，这些任务不可能一下子全部完成。没问题，请在软件中创建一个项目分组，我喜欢称之为“某天项目”。这个分组里可以放入所有你当下没时间做，甚至几周到几个月内都不会做的事情，比如学一门专业课程、做下一季度的预算、打扫车库、翻看旅游老照片，或是规划几年后要休的长假。
把短期和长期项目分开，可以让待办清单更加简洁。妥善分组后，你便无须不停地下拉清单，跳过一个个和当前不相干的任务。
下图是我的“某天项目”。快去看看你的待办清单吧，肯定能找到一些几周内都不会去做的事情，请把它们都拖入“某天项目”这个分组中。
再次强调：待办清单的最有价值之处就在于能将任务从你的大脑中清空，转移到外部电子系统中。记住，备用大脑越复杂，你就越难坚持使用。我看到过很多人满腔热血、事无巨细地将任务分成很多组项目，结果只得到了一张庞杂的列表。他们一下子茫然无措，最后干脆把整个系统都抛诸脑后。这太可惜了。待办清单一定要清晰好用。如果看着自己的项目分组，只能想到“复杂”二字，那你就该做减法了。
项目分组要有利于后续追踪才有意义。有的分组可能包含几个任务，也有的分组，如修缮房屋，可能动辄包含十几个任务。
现在我有19组进行中的项目，虽然还可以继续拆分，但我喜欢屏幕刚好能容纳整个清单的感觉，这样一眼就能看到全部重要事项。毕竟，分组就是为了统揽全局，并掌握主要目标。
5.给任务添加标签
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