对于大多数人来说，网上交流不局限于邮件，比如多数企业都会使用各类通信软件。但和邮件一样，我们要想好如何使用通信软件，因为它存在一个很大的弊端：大家都希望对方可以马上回复，这就带来了巨大的回复压力，尤其是在下班时间收到工作信息。一旦你看到了信息，无论轻重缓急，都很难置之不理。如果等到第二天早上才回复，你就自求多福吧。
想有效利用通信软件？以下是我的建议：
适时关闭通知。要专注于手头工作，就不能总让这些软件打扰你。担心错过老板的重要信息？大多数软件都可以设置为只接收特定人的消息。还有，我建议你尽量设置静音模式。当然，要确保所有人都知道在紧急情况时如何联系到你。
使用状态设置。通信软件都有一个状态栏，可以输入一些简短文字，说明你在哪里、做什么，这样其他人就知道你在出差、开会、休假或是工作。无须提问，省去麻烦。
开门见山。你一定很烦收到“在吗”这样的信息，必须要回复“在，什么事”之后才能开始讨论正事。虽然发送信息的人只是想要有礼貌一些，但收到的人会觉得好像要被迫马上回复，并且还不知道对方究竟要说什么。
将聊天邮件化。当有人在通信软件上问我问题时，我会当作邮件来处理。这个任务是否两分钟内可以完成？可以的话，我当下就会完成。如果需要更长时间，我会写在日程表上或加入待办清单中。用这样的方式将即时通信加入我的日常工作中，能降低忘记重要事情的风险。
使用快捷键。和邮件一样，使用即时通信软件的快捷键也能为你节省大量时间。牢记之后，好处多多。
读完本章，你已学会如何处理邮件等信息。你可以先从每天给邮件腾出3次半小时开始，然后按照自己的节奏，逐步地使用其他方法。
邮件就是我们的第三级火箭，但之后还有很长的路要走。现在，你已按前三章的方法搭建了有效工作的系统，下一步就是维护好这个系统，让它持续发挥作用。
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