恰当合理的欢迎仪式，能给外商留下良好的第一印象；圆满周到的欢送仪式，可以给其留下美好而难忘的回忆，增加彼此的好感，加强之后的业务往来，因此，应该安排好迎送仪式，尽量使其高兴而来，满意而归。迎送仪式内容主要如下。
迎送来访者之前，应根据来访者的身份、地位、来访目的，决定是否需要安排迎送仪式，如有需要还应周密地策划安排。确定好是否迎送后，就要为迎送仪式定位。所谓为迎送仪式定位，就是指确定接待来宾的礼遇规格，确定由什么级别、身份、地位的人出面迎接。一般情况下，迎宾者的身份、地位、级别都要同来访者的身份相当，如果双方身份不能完全对等，可派遣职位比较匹配的人或由副职出面迎接。主客身份相差不能过于悬殊，最好做到主客身份平等，这是尊重客人的表现。被拜访者因故不能出面相迎时，出于礼貌，代迎者应向对方解释清楚。
迎送仪式定位好之后，迎送者还要准确掌握来访者的抵离时间，并提前到达机场、火车站或者码头，这样做是为了顺利地迎送客人。让客人等待主人的行为是十分失礼的。
见到外商后，一般情况下，先将主人介绍给来宾，按照职位的高低依次介绍。介绍工作可由迎接人员中职位最高者担任。
与外商初次见面时大多采用鲜花作为见面礼，因为，它象征着尊重与友好。选择鲜花时应注意花束必须整洁、鲜艳，千万不能选择**、杜鹃花、石竹花等黄颜色的花。献花人员一般选择女性，当主人与客人握手之后，献花人员要不失时机地将鲜花奉上，以表示对来宾的欢迎与尊重。对于普通的外宾，则不必献花。
将外商请入车中时，一般情况下，陪车人员应安排客人从右侧门上车，主人从左侧门上车，请客人坐在主人右侧，这是对客人的尊重，倘若客人先上车并坐了主人的位置，此时则不适合再调换位置。
客人抵达住所后，不宜安排其他活动，应为客人留出充足的休息时间，其他安排活动暂时向后推延。
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