礼仪是为人处事的根本，是企业发展的前提。就新闻发布会而言，礼仪在其中起了很重要的作用，它决定着新闻发布会的成败，从而影响着企业形象的塑造和发展前途。
1．准备阶段
企业欲发布重大新闻往往要举行新闻发布会，邀请相关新闻单位的记者参加，这是企业宣传的一个重要渠道。这就要求，企业在举办新闻发布会前必须做好准备，需要考虑如下几方面问题。
（1）新闻价值。
举办新闻发布会前，必须慎重考虑将要发布的新闻是否有新闻价值，是否值得发布，发出以后能否起到吸引读者、观众的作用。
（2）确定新闻发布会的举办时间。
新闻发布会的举办日期很重要，举办之前首先要考虑到这一点，然后再根据实际情况，确定日期和时间。值得注意的是，新闻发布会在选择日期和时间上，一定要考虑到外界因素，如果当时、当地还有其他的重大活动，最好避开，以免影响效果。此外，要确认不会有其他更重要的新闻，避开突发性事件，如地震、龙卷风等。因为多数平面媒体刊出新闻的时间是在获得信息的第二天，因此要把发布会的时间安排在周一、周二、周三的下午为宜，会议时间保证在1小时左右，这样可以相对保证发布会的现场效果和会后见报效果。
（3）选择场地。
场地可以选择在户外，也可以选择在室内。多数的新闻发布会都选择在室内举行。根据发布会规模的大小，室内的新闻发布会可以直接安排在企业的办公场所或者选择酒店。酒店有不同的星级，从企业形象的角度来说，重要的发布会宜选择五星级或四星级酒店。在选择酒店时，还要考虑酒店的地点，包括离主要媒体、重要人物的距离远近，交通是否便利等。
（4）做好事前准备工作。
第一，为来宾和记者安排好休息、工作的场所。
第二，根据新闻发布会的参加人数，选择面积适中的会议厅。将主席台布置好，包括投影设备、电源、胸部麦克风、远程麦克风等。同时，也要提前做好背景布置工作。主题背景板，内容含主题和会议日期等，有的会写上召开的城市，颜色、字体注意美观大方。此外，酒店外围也要做适当的布置，如在酒店外布置横幅、竖幅、飘空气球和拱形门等。
第三，准备好宴会所需物品。新闻发布会结束后举办鸡尾酒会、茶话会在当今已经成为一种趋势，目的是给企业相关人员和记者创造联络感情的空间，促进双方的感情交流。
第四，印制请柬。请柬问题不可小视，那是礼仪的重要象征。一般情况下，请柬上面应注明新闻发布会的日期、地点、举办机构和电话号码以及目的。值得注意的是，被邀请者的姓名要写得整齐美观，不能潦草，以免给人以不敬的感觉。请柬写好后，对于重要人物最好请专人送达。
（5）准备相关文字材料。
在新闻发布会上，回答记者提出的问题是必要的，但仅是回答问题还不够，还要准备足够的文字材料供记者寻找新闻线索，发布新闻。准备文字材料的前提是要保证材料的正确性。
在举行新闻发布会之前，尤其要注意对媒体和记者的邀请。邀请的技巧很重要，既要吸引记者参加，又不能过多透露将要发布的新闻。在媒体邀请的密度上，既不能过多，也不能过少。一般企业应该邀请与自己联系比较紧密的商业领域的记者参加，如果现场气氛热烈，应该关照平面媒体记者与摄影记者一起前往。
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