邀请的时间一般以提前3～5天为宜，发布会前一天可做适当的提醒。联系比较多的媒体记者可以采取直接电话邀请的方式。相对不是很熟悉的媒体或发布内容比较严肃、庄重时可以采取书面邀请函的方式。适当地制造悬念可以吸引记者对发布会新闻的兴趣，一种可选的方式是开会前不透露新闻，给记者一个惊喜。“我要在第一时间把这则消息报道出来”的想法促使很多媒体都在赶写新闻。如果事先就透露出去，用记者的行话说就是“新闻资源已被破坏”，看到别的报纸已经报道出来了，写新闻的热情就会大大减弱，甚至不想再发布。无论一个企业与某些报社的记者多么熟悉，在新闻发布会之前，都不可以将重大的新闻内容透漏出去。在记者邀请的过程中必须注意，一定邀请新闻记者，而不能邀请媒体的广告业务部门人员。有时，媒体广告人员希望借助发布会的时机进行业务联系，并作出也可帮助发稿的承诺，此时必须进行回绝。
新闻发布会也是公司同媒介打交道的一次很好的机会，值得珍惜。代表公司形象的新闻发言人对公众认知会产生重大的影响，如果表现不佳，公司形象会大打折扣。所以，在举行新闻发布会的过程中，发布会发言人的选择十分重要，在选择新闻发言人时应该注意以下几点。
第一，新闻发言人首先应该是公司的主要领导人之一，有权代表公司发言，能对自己的发言负责任。
第二，新闻发言人在某种程度上也关系到企业的形象，所以应该具备良好的体貌特征。在新闻发布会当天，发言人还要身穿正装。
第三，良好的语言表达能力。新闻发言人要有丰富的知识和阅历，发言时要有清晰的思路，明确的主题。同时还要注意语言的简洁和贴切，要有高度的概括能力。
第四，灵活的应变能力。在发布会现场可能会出现意想不到的情况，这需要新闻发言人具有灵活的应变能力，在原来的计划基础上做出适当的调整。
2．发布会实施阶段
在新闻发布会上，发言人首先要宣读一个新闻发布会的发言稿，说明这次新闻发布会的主办方、目的、措施等。通常在发言人进行发言以后，有一个回答记者提问的环节，这个环节可以充分通过双方的沟通，增强记者对整个新闻事件的理解以及对背景资料的掌握。
在回答记者的提问时，一般由一位主答人负责回答，必要时，如涉及专业性强的问题，可由他人辅助。如果有外国记者，组织者还要配备专业的翻译人员或者聘请同声传译人员，为发言人的发言做好翻译。
发布会前主办方要准备记者答问备忘提纲，并在事先取得一致意见，尤其是主答和辅助答问者要取得共识。在发布会的过程中，对于记者的提问应该认真作答，对于无关或过长的提问则可以委婉礼貌地制止，对于涉及企业秘密的问题，有的可以直接、礼貌地告诉它是企业机密，一般来说，记者也可以理解，有的则可以委婉作答，不宜采取“无可奉告”的方式，这样显得有些不礼貌。对于复杂而需要大量解释的问题，可以先简单答出要点，邀请其在会后探讨。
以上是举办方以及举办方的人员应遵循的礼仪规范，而记者也应该遵守一定的礼仪。在提问过程中，不要提出与发布会无关的问题，更不可以进行人身攻击，否则就是一种严重的失礼行为。尖锐的问题应该在其他场合提出，否则会让举办者下不了台。
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