文书档案是机关、团体、企事业单位及其他社会组织在行政管理等事务活动中形成的具有保存价值的文件，包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。文书档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会的重要工作。秘书部门加强文书档案管理（见图4-1），应从五个方面入手：一要建立健全文书档案管理机构，为文书档案管理提供有力的组织保障，积极开展文书档案管理标准、规范的研究制定工作，保证为领导决策提供信息的方向性和准确性；二要加快文书档案信息化建设步伐，努力做好文书档案“三网”（局域网、党政网、互联网）“一库”（数据库）建设，保证为领导提供决策信息、决策方案的及时性和全面性；三要及时做好电子归档及规范管理工作，主动介入本单位办公自动化、电子政务建设，通过技术支持与制度建设，建立完善的电子文件归档机制，加快实现电子文件与纸质文件同步归档和有效管理，保证为领导工作和决策服务的科学性和安全性；四要建立健全文书档案管理的保障制度；五要严把文书档案归档质量关。
图4-1 文书档案工作流程图
2.会议工作
会议是领导机关和组织行使管理职能的基本方式，因此，办会便成了秘书日常程序性工作的重要内容，主要是做好各种会议的通知、筹备、组织、协调、服务和保障工作。属于例行性的办公会议，秘书要负责通知有关人员，收集议题，做好会议保障和会议记录工作。如果召开大中型会议，还要成立会议秘书部门，专门负责会议秘书工作，包括会前准备、会中服务和会后总结各阶段的秘书工作。同时，秘书部门应加强会议管理，严格执行中共中央政治局关于改进工作作风、密切联系群众的八项规定（以下简称中央八项规定）精神和有关规定，控制会议的数量、规模、规格、时间和经费，改革会议方式，精简会议活动，切实改进会风，提高会议效率。
3.接待工作
接待是指社会组织在公务活动中对来访者所进行的迎送、招待、接谈、联系、咨询等辅助管理活动。秘书部门在机关中处于承上启下、沟通左右、联系内外的中介和枢纽地位，是机关的门面和窗口。做好接待工作是秘书部门的一项重要职能，也是秘书公共关系的重要内容。秘书人员一定要树立强烈的公关意识，努力做好接待工作，熟练掌握接待礼仪，包括了解宾客情况，拟定接待方案，准备接待材料，召开协调会议，热情接待宾客，处理善后工作。2013年12月8日发布的《党政机关国内公务接待管理规定》指出，国内公务接待应当坚持有利公务、务实节俭、严格标准、简化礼仪、高效透明、尊重少数民族风俗习惯的原则，并对接待范围、规格、迎送、陪同、用车、住房、用餐、送礼、费用、报销等各个环节都进行了具体而严格的规定。秘书人员应当严格执行公务接待有关规定，反对接待工作中的不正之风。
案例
林秘书的问题在哪里
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